XNP im Notariat: Praxisüberblick für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

XNP ist die Basisanwendung der Bundesnotarkammer: die zentrale Fachsoftware, mit der Notariate das elektronische Urkundenverzeichnis führen, Urkunden in das Elektronische Urkundenarchiv einstellen und seit Ende 2025 auch elektronisch beurkunden. Notarinnen, Notaren und Notarkammern steht die Anwendung kostenfrei zur Verfügung; bedient wird sie im Alltag vor allem vom Team. Wer im Notariat arbeitet oder dort anfängt, kommt an XNP deshalb nicht vorbei. Dieser Praxisüberblick erklärt die wichtigsten Module, den offiziellen Weg bei Störungen und den Einstieg in der ersten Woche.

Was ist XNP?

XNP ist die Basisanwendung der Bundesnotarkammer, die allen Notarinnen und Notaren sowie den Notarkammern kostenfrei zur Verfügung gestellt wird. Die Anwendung ist modular aufgebaut: Unter einer Oberfläche bündelt sie die Fachverfahren, mit denen Notariate ihre gesetzlichen Aufgaben elektronisch erfüllen, vom Urkundenverzeichnis über das besondere elektronische Notarpostfach bis zur elektronischen Beurkundung. Bezogen wird XNP einmal pro Notarbüro über den Webshop der NotarNet GmbH, installiert ist es danach in der Regel auf jedem Arbeitsplatz. Und an diesen Arbeitsplätzen sitzt selten die Notarin selbst: Den größten Teil der täglichen Arbeit in XNP erledigt das Büro, von der Registrierung der Urkunden bis zum elektronischen Versand.

Deshalb gehört die Anwendung zum Kernwissen des Berufs, kaum eine der Aufgaben der Notarfachangestellten kommt heute ohne sie aus. XNP ersetzt allerdings nicht die Kanzleisoftware, mit der Notariate Akten, Fristen und Kostenrechnungen verwalten. Es tritt daneben, und viele dieser Programme binden XNP-Funktionen über eine Schnittstelle an, die die Bundesnotarkammer den Herstellern bereitstellt. Wer beide Welten sicher bedient, bringt das Handwerkszeug für jedes moderne Notariat mit.

Anmeldung in XNP: Signaturkarte, PIN oder Benutzerkonto

Die Onlinehilfe der Bundesnotarkammer beschreibt zwei Wege in die Anwendung: die Anmeldung mit persönlichem Nutzernamen und Passwort, die eine Administratorin des Notariats in der Benutzerverwaltung anlegt, oder die Anmeldung mit einer Signaturkarte, die im Kartenlesegerät steckt und per PIN bestätigt wird. Die Karten gibt die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer aus: Notarinnen und Notare, Notariatsverwalter und Notarvertreter nutzen die N-Karte, für das Team gibt es die Mitarbeitendenkarte. Ein Hinweis aus der Onlinehilfe, der manchen Support-Anruf erspart: Ältere Signaturkarten arbeiten mit mehreren PINs. Wer unsicher ist, prüft den PIN-Brief, statt Varianten durchzuprobieren, denn zu viele Fehleingaben sperren die Karte.

Urkundenverzeichnis und Urkundenarchiv: das Herzstück

Das wichtigste Modul für den Alltag ist das elektronische Urkundenverzeichnis (UVZ). Seit dem 1. Januar 2022 ersetzt es die papierne Urkundenrolle: Jedes Urkundsgeschäft wird mit seinen wesentlichen Daten elektronisch registriert (§ 55 Beurkundungsgesetz). Geführt wird das Verzeichnis vom Notar, die Einträge erfasst im Tagesgeschäft meist das Büro, unmittelbar nach der Beurkundung. Dazu kommen das Verwahrungsverzeichnis (VVZ), in dem Verwahrungsgeschäfte dokumentiert werden, und die elektronische Urkundensammlung, in die Urkunden seit dem 1. Juli 2022 eingestellt werden.

Technisch laufen alle drei Verzeichnisse im Elektronischen Urkundenarchiv zusammen, einem zentralen IT-System, das die Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde betreibt (§ 78h Bundesnotarordnung). Dort bleiben elektronische Urkunden ein volles Jahrhundert verwahrt.

eBeurkundung, beN und die weiteren Module

Das jüngste Modul heißt eBeurkundung. Seit dem 29. Dezember 2025 dürfen Notarinnen und Notare die Niederschrift auch bei Anwesenheit aller Beteiligten elektronisch statt auf Papier errichten, die sogenannte elektronische Präsenzbeurkundung (BGBl. 2025 I Nr. 320). Ob elektronisch beurkundet wird, liegt im Ermessen der Notarin oder des Notars, nicht bei den Beteiligten. Für das Büro heißt das: Dokumente vorbereiten, Signaturfelder setzen, den neuen Ablauf kennen. Die Onlinehilfe der Bundesnotarkammer stellt dafür eine Kurzanleitung, Erklärvideos sowie Mustertexte und Formulierungsvorschläge bereit. Wie diese Entwicklung den Berufsalltag insgesamt verändert, ordnet der Beitrag zur Digitalisierung im Notariat ein.

Daneben arbeiten weitere Bausteine im Hintergrund: das besondere elektronische Notarpostfach (beN) für den elektronischen Rechtsverkehr, das Modul Dokumente mit PDF-Viewer und Signaturmappe, die Karten- und die Benutzerverwaltung sowie das Modul für notarielle Onlineverfahren im Gesellschaftsrecht. Kostenpflichtig ist XNotar, das Modul der NotarNet GmbH für Handelsregisteranmeldungen, Grundbuchanträge und sonstige Anträge. Die wichtigsten Begriffe im Überblick:

Wenn XNP nicht läuft

Startet XNP nicht oder bricht die Verbindung ab, ist die erste Frage: Liegt es am eigenen Arbeitsplatz oder zentral? Den offiziellen Überblick gibt die Verfügbarkeitsseite der Onlinehilfe der Bundesnotarkammer unter onlinehilfe.bnotk.de. Sie zeigt den aktuellen Betriebszustand der Anwendungen, meldet Störungen und Wartungen und verlinkt zusätzlich die Statusseiten benachbarter Systeme wie EGVP, ELSTER und beA. Meldet die Seite eine zentrale Störung, hilft am eigenen Arbeitsplatz nur Geduld. Meldet sie keine, lohnen ein paar Prüfungen vor Ort:

• Karte und Lesegerät: Steckt die Signaturkarte richtig, ist das Kartenlesegerät angeschlossen?
• Netzverbindung: Ist der Arbeitsplatz online, funktionieren andere Dienste?
• Neustart: XNP schließen und neu starten, notfalls den Rechner, danach frisch anmelden.
• PIN nicht raten: Mehrfache Fehleingaben sperren die Signaturkarte; im Zweifel den PIN-Brief prüfen.
• Eskalation: Systembetreuung des Notariats einbeziehen, statt selbst an Einstellungen zu drehen.

Bleibt das Problem bestehen, ist der Support der Bundesnotarkammer der richtige Kanal. Die Onlinehilfe nennt dafür ein Kontaktformular, die E-Mail-Adresse support@bnotk.de und eine gebührenfreie Rufnummer; zu XNP, UVZ, beN und den übrigen Modulen gibt es dort außerdem eigene FAQ-Seiten.

Der Einstieg: die erste Woche mit XNP

Wer neu im Notariat anfängt, sollte in der ersten Woche zwei Dinge klären. Erstens den Zugang: Wer legt das Benutzerkonto an, wird mit Passwort oder Karte gearbeitet, und wer beantragt gegebenenfalls die Mitarbeitendenkarte bei der Zertifizierungsstelle? Zweitens den Ablauf: Lassen Sie sich einen echten Vorgang im System zeigen, vom UVZ-Eintrag nach der Beurkundung bis zum elektronischen Versand. An einem konkreten Fall lernt sich XNP schneller als aus jeder Beschreibung.

Als Nachschlagewerk gehört die Onlinehilfe der Bundesnotarkammer in die Favoritenliste: Sie ist die offizielle Dokumentation zu allen Modulen, mit fachlichen Anleitungen, FAQ und Erklärvideos, etwa zur eBeurkundung. Feste Schulungsformate wechseln je nach Modul und Anbieter; verbindlich ist immer die Dokumentation der Bundesnotarkammer. Vieles andere vermittelt der Arbeitsalltag selbst, am besten an der Seite einer erfahrenen Kollegin. Wer fachlich weitergehen will, findet im Überblick zur Weiterbildung für Notarfachangestellte die Fortbildungswege bis zum Bachelor Professional im Notariat.

Ein Gedanke zum Schluss: Sicherer Umgang mit XNP ist ein Qualifikationsmerkmal, das den eigenen Marktwert hebt. Wo Ihr Gehalt im Vergleich steht, zeigt der kostenlose Gehalts-Check; welche Notariate gerade Verstärkung suchen, die Stellenangebote im Notariat.

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