Arbeitszeugnis für Notarfachangestellte: Muster, Formulierungen, Noten.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben Notarfachangestellte nach § 109 der Gewerbeordnung Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, auf Verlangen als qualifiziertes Zeugnis mit Bewertung von Leistung und Verhalten. Generische Vorlagen helfen im Notariat aber nur begrenzt: Ein gutes Zeugnis nennt Urkundenvorbereitung und Vollzug, die Führung des Urkundenverzeichnisses, Kostenrechnung nach dem GNotKG und die gewahrte Verschwiegenheit. Dieser Leitfaden erklärt die Notenskala der Zeugnissprache, liefert ein vollständiges Muster und zeigt, worauf Notariate beim Schreiben und Mitarbeiterinnen beim Prüfen achten sollten.

Der Anspruch: einfaches oder qualifiziertes Zeugnis

Beim Ausscheiden aus dem Notariat haben Sie Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis; das regelt § 109 der Gewerbeordnung. Das einfache Zeugnis bestätigt lediglich Art und Dauer der Tätigkeit. Verlangen Sie deshalb ein qualifiziertes Zeugnis: Es bewertet zusätzlich Leistung und Verhalten und ist die Fassung, die künftige Arbeitgeber in der Bewerbungsmappe erwarten. Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein; seit 2025 darf es mit Ihrer Einwilligung auch in elektronischer Form erteilt werden, sonst gilt die Papierform.

Für den Inhalt gelten zwei Grundsätze zugleich: Das Zeugnis muss wahr sein, und es muss wohlwollend formuliert werden, damit es das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschwert. Aus diesem Spannungsverhältnis ist die bekannte Zeugnissprache entstanden: Kritik erscheint nicht als offenes Wort, sondern als feine Abstufung im Lob. Wer die Skala nicht kennt, liest ein nur ausreichendes Zeugnis als gutes.

Zeugnissprache: die Notenskala hinter den Formulierungen

Kern jeder Bewertung ist die zusammenfassende Leistungsformel, meist im letzten Drittel des Zeugnisses. Ihre Abstufungen sind über Jahrzehnte zur festen Konvention geworden und gelten branchenübergreifend, also auch im Notariat.

Dieselbe Logik gilt für die Verhaltensbeurteilung: „stets vorbildlich“ ist die Bestnote, „stets einwandfrei“ liegt bereits eine Stufe darunter. Auch die Reihenfolge zählt; üblich ist die Nennung der Vorgesetzten vor Kolleginnen und Mandanten. Wichtig zu wissen: Versteckte Geheimzeichen und doppeldeutige Formulierungen sind gesetzlich unzulässig, die Abstufungen der Zufriedenheits-Skala dagegen anerkannte Konvention.

Was in das Zeugnis einer Notarfachangestellten gehört

Das Herzstück des qualifizierten Zeugnisses ist die Tätigkeitsbeschreibung, und genau hier versagen generische Vorlagen: Sie kennen weder Urkundenverzeichnis noch Kostenrecht. Wer die Aufgaben präzise benennt, erhöht den Wert des Zeugnisses für beide Seiten, denn das nächste Notariat erkennt auf einen Blick, was die Bewerberin wirklich beherrscht. In ein vollständiges Zeugnis gehören, je nach Zuschnitt der Stelle:

• Urkundenvorbereitung und Vollzug: Entwürfe nach den Vorgaben der Notarin erstellen, Urkunden über Grundbuchämter und Registergerichte vollziehen
• Registerführung: Führung des elektronischen Urkundenverzeichnisses (UVZ) und des Verwahrungsverzeichnisses
• Kostenrecht: Kostenrechnungen nach dem GNotKG erstellen und den Zahlungseingang überwachen
• Fristenkontrolle: Fristen und Wiedervorlagen zuverlässig führen und überwachen
• Mandantenkontakt: diskrete, verlässliche Betreuung der Beteiligten; die gewahrte Verschwiegenheit ausdrücklich erwähnen
• Notariatssoftware: sicherer Umgang mit XNP und der eingesetzten Kanzleisoftware, etwa TriNotar oder RA-MICRO

Als Checkliste beim Schreiben taugt das Berufsbild: Eine ausführliche Beschreibung aller Arbeitsfelder bietet der Beitrag zu den Aufgaben von Notarfachangestellten.

Muster: qualifiziertes Arbeitszeugnis

Das folgende Muster zeigt ein gutes bis sehr gutes Zeugnis. Passen Sie die Bausteine an die tatsächlichen Aufgaben an; ein Zeugnis, das erkennbar aus dem Baukasten stammt, wirkt schwächer als ein individuell formuliertes.

Arbeitszeugnis
Frau [Vorname Nachname] war vom [Eintrittsdatum] bis zum [Austrittsdatum] als Notarfachangestellte in unserem Notariat in [Ort] beschäftigt.

Zu ihren Aufgaben gehörten insbesondere die eigenständige Vorbereitung von Urkundsentwürfen im Immobilien-, Familien- und Gesellschaftsrecht, der Vollzug der Urkunden einschließlich des elektronischen Rechtsverkehrs mit Grundbuchämtern und Registergerichten, die Führung des Urkundenverzeichnisses und des Verwahrungsverzeichnisses, die Erstellung der Kostenrechnungen nach dem GNotKG, die Überwachung sämtlicher Fristen und Wiedervorlagen sowie die Betreuung der Beteiligten von der ersten Anfrage bis zum Abschluss des Vollzugs. Sie arbeitete sicher mit der Notariatssoftware [XNP/TriNotar/RA-MICRO].

Frau [Nachname] verfügt über ein sehr gutes, jederzeit abrufbares Fachwissen, das sie sicher und gewinnbringend in der Praxis einsetzt. Sie arbeitete stets äußerst sorgfältig, zuverlässig und selbstständig, auch bei hohem Arbeitsanfall behielt sie den Überblick über eine Vielzahl paralleler Vorgänge. Die notarielle Verschwiegenheit wahrte sie jederzeit vorbildlich; mit den ihr anvertrauten sensiblen Informationen ging sie absolut vertrauenswürdig um. Die ihr übertragenen Aufgaben erledigte sie stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.

Ihr Verhalten gegenüber [der Notarin/dem Notar], den Kolleginnen und Kollegen sowie den Beteiligten war jederzeit einwandfrei. Wegen ihrer freundlichen und diskreten Art wurde sie von Mandanten wie im Team gleichermaßen geschätzt.

Frau [Nachname] verlässt unser Notariat auf eigenen Wunsch zum [Austrittsdatum]. Wir bedauern ihr Ausscheiden sehr, danken ihr für die stets hervorragende Zusammenarbeit und wünschen ihr für ihren weiteren Berufs- und Lebensweg alles Gute und viel Erfolg.
[Ort], den [Datum] · [Unterschrift der Notarin/des Notars]

Warnsignale: was zwischen den Zeilen steht

Weil offene Kritik unüblich ist, arbeitet die Zeugnissprache mit Abschwächungen und Auslassungen. Diese Signale sollten Sie kennen, ob Sie ein Zeugnis lesen oder schreiben:

• Verschwiegenheit fehlt: im Notariat das deutlichste Alarmzeichen; jede Leserin aus der Branche erwartet diesen Satz und deutet sein Fehlen als beredtes Schweigen
• „stets bemüht“: Anstrengung ohne Erfolg, eine der schärfsten Abwertungen der Zeugnissprache
• „zur Zufriedenheit“: klingt freundlich, bedeutet aber nur ausreichend
• Auffällige Lücken: Kernaufgaben wie Vollzug oder Kostenrecht fehlen, obwohl sie zum Alltag gehörten
• Verhaltensformel ohne Vorgesetzte: Werden nur Kolleginnen und Mandanten genannt, kann das auf Spannungen mit der Leitung hindeuten
• Fehlende Schlussformel: Dank und gute Wünsche sind freiwillig; ihr Fehlen ist zulässig, wird aber häufig als Distanz gelesen

Für Notariate: das Zeugnis gut und sicher schreiben

Stellen Sie das Zeugnis zum rechtlichen Ende des Arbeitsverhältnisses aus, ohne dass die Mitarbeiterin mehrfach erinnern muss; datiert wird üblicherweise auf den letzten Tag des Arbeitsverhältnisses. Ein Zwischenzeugnis hat sich bei berechtigtem Anlass etabliert, etwa bei einem Wechsel in der Amtsleitung, vor der Elternzeit oder für eine Fortbildung. Wer später das Endzeugnis schreibt, sollte ohne triftigen Grund nicht hinter das Zwischenzeugnis zurückfallen.

Wahr und wohlwollend zugleich heißt konkret: keine Geheimzeichen, keine Ironie, keine doppeldeutigen Auslassungen; unzulässige versteckte Botschaften können eine Korrektur nach sich ziehen. Die Dankes- und Wunschformel am Ende ist freiwillig, nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts besteht auf sie kein Anspruch; im kleinen Team des Notariats ist sie dennoch die übliche, respektvolle Geste. Sie zahlt sich auch aus: In einem Markt, in dem qualifizierte Fachkräfte rar sind, spricht sich fairer Umgang beim Abschied herum. Wer neue Mitarbeiterinnen sucht, profitiert vom Ruf, auch beim Abschied verlässlich zu bleiben.

Für Mitarbeiterinnen: prüfen, vergleichen, höflich nachfassen

Lesen Sie Ihr Zeugnis wie eine Personalerin: Stimmen Daten und Berufsbezeichnung? Sind alle Kernaufgaben genannt, einschließlich Registerführung und Kostenrecht? Steht die Verschwiegenheit ausdrücklich im Text? Und welche Stufe der Notenskala trägt die Leistungsformel? Vergleichen Sie die Tätigkeitsbeschreibung mit Ihrem tatsächlichen Aufgabenprofil, bevor Sie das Zeugnis ablegen.

Fällt etwas auf, fragen Sie höflich und konkret nach, am besten mit einem eigenen Formulierungsvorschlag statt allgemeiner Kritik; oft ist eine Auslassung schlicht ein Versehen, und die meisten Notariate korrigieren ohne Streit. Ein Anspruch auf Berichtigung besteht, wenn das Zeugnis unrichtig oder unvollständig ist. Wer allerdings eine überdurchschnittliche Bewertung durchsetzen will, muss die besseren Leistungen im Zweifel darlegen können. Die Mühe lohnt sich: Ein präzises Zeugnis trägt die Bewerbung im Notariat, liefert Argumente für die Gehaltsverhandlung und übersetzt Ihre Erfahrung auch beim Wechsel zwischen Kanzlei und Notariat, den der Vergleich ReFa oder NoFa beschreibt.

Häufige Fragen