Mitarbeiter nach § 26 BNotO verpflichten: Ablauf und offizielle Muster.

Nach § 26 BNotO hat der Notar die von ihm beschäftigten Personen bei ihrer Einstellung nach § 1 des Verpflichtungsgesetzes förmlich zu verpflichten. Die Verpflichtung erfolgt mündlich, mit Hinweis auf die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung und mit einer Niederschrift, die die verpflichtete Person mit unterzeichnet. Das Gesetz legt diesen Schritt in die Hand des Amtsinhabers selbst, ein Gang zu Gericht oder Behörde ist dafür nicht vorgesehen. Ein eigenes Formular müssen Sie nicht entwerfen; Muster für die Niederschrift erhalten Sie bei Ihrer Kammer. Dieser Leitfaden erklärt den Ablauf Schritt für Schritt und zieht die Grenze zu § 26a BNotO, der Verschwiegenheitsvereinbarung mit externen Dienstleistern.

Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, der erste Arbeitstag steht fest, und zwischen Zugängen, Einarbeitung und Personalunterlagen wartet ein Schritt, den es so nur im Notariat gibt: die förmliche Verpflichtung der neuen Mitarbeiterin. Sie ist schnell erledigt, wenn der Ablauf einmal sitzt: ein Gespräch, eine Niederschrift, eine Abschrift. Dieser Beitrag geht die Vorschrift entlang ihres Wortlauts durch, damit der Termin am ersten Tag ohne Suchen gelingt.

Was § 26 BNotO verlangt

Die Vorschrift trägt die Überschrift „Förmliche Verpflichtung beschäftigter Personen“ und beginnt mit einem klaren Auftrag: „Der Notar hat die von ihm beschäftigten Personen bei ihrer Einstellung nach § 1 des Verpflichtungsgesetzes förmlich zu verpflichten.“ Darin stecken drei Weichenstellungen. Verpflichtet wird bei der Einstellung, also zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses. Verpflichtet werden alle beschäftigten Personen, unabhängig von Rolle und Stundenumfang. Und die Verpflichtung nimmt der Notar selbst vor; das Verfahren dafür liefert § 1 des Verpflichtungsgesetzes.

Satz 2 verlangt, bei der Verpflichtung auf zwei Vorschriften besonders hinzuweisen. § 18 BNotO regelt die Pflicht zur Verschwiegenheit: Sie bezieht sich auf alles, was bei Ausübung des Amtes bekannt geworden ist, und bleibt auch nach dem Erlöschen des Amtes bestehen. § 14 Absatz 4 BNotO verbietet unter anderem, Darlehen und Grundstücksgeschäfte zu vermitteln oder sich an der Vermittlung von Urkundsgeschäften zu beteiligen; der Notar hat ausdrücklich dafür zu sorgen, dass sich auch die bei ihm beschäftigten Personen mit derartigen Geschäften nicht befassen. Beide Themen gehören deshalb in das Verpflichtungsgespräch.

Zwei weitere Sätze der Norm sind für die Praxis wertvoll. Bei gemeinschaftlicher Berufsausübung genügt es, wenn ein Notar die Verpflichtung vornimmt, sofern zu den Beschäftigten ein einheitliches Beschäftigungsverhältnis besteht. Und die Verpflichtung ist kein einmaliges Ritual ohne Folgen: Der Notar hat in geeigneter Weise auf die Einhaltung der Verschwiegenheitspflicht durch seine Beschäftigten hinzuwirken, etwa durch Erinnerung und klare Büroabläufe. Wie die Verschwiegenheit den Berufsalltag aus Sicht Ihrer Mitarbeiterinnen prägt, beschreibt unser Beitrag zur Verschwiegenheitspflicht im Notariat.

Der Ablauf: die förmliche Verpflichtung nach § 1 Verpflichtungsgesetz

Das Verpflichtungsgesetz von 1974 regelt die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten. Für den Termin im Notariat ergibt sich aus § 26 BNotO und § 1 VerpflG diese Reihenfolge:

1. Termin an den Anfang legen: Verpflichtet wird bei der Einstellung; der erste Arbeitstag ist der natürliche Zeitpunkt.
2. Mündlich verpflichten: Die Verpflichtung wird mündlich vorgenommen; dabei ist auf die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung hinzuweisen (§ 1 Abs. 2 VerpflG).
3. Besonders hinweisen: auf die Verschwiegenheit nach § 18 BNotO und die verbotenen Geschäfte nach § 14 Abs. 4 BNotO, wie § 26 Satz 2 BNotO es verlangt.
4. Niederschrift aufnehmen: Über die Verpflichtung wird eine Niederschrift gefertigt, die die verpflichtete Person mit unterzeichnet (§ 1 Abs. 3 VerpflG).
5. Abschrift aushändigen, Original ablegen: Die Mitarbeiterin erhält eine Abschrift; die Niederschrift selbst gehört zu den Generalakten (so etwa § 4 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare; die Paragrafen-Zählung unterscheidet sich je nach Bundesland).

Der mündliche Teil ist dabei kein Beiwerk, sondern der Kern des Verfahrens: Das Gesetz stellt das Gespräch vor die Unterschrift. Verstöße gegen die übernommenen Pflichten sind strafbewehrt, genau darauf muss der Hinweis ausdrücklich eingehen. Wer sich zehn ruhige Minuten nimmt, erklärt zugleich, warum Diskretion im Notariat kein Formalismus ist, sondern die Geschäftsgrundlage.

§ 26 oder § 26a? Eigenes Team oder externe Dienstleister

In der Praxis werden beide Normen oft vermischt. Als Faustregel: Wer zum Haus gehört, wird nach § 26 BNotO förmlich verpflichtet. Wer als Externer für das Notariat arbeitet und dabei Zugang zu geschützten Tatsachen erhält, braucht die Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 26a BNotO („Inanspruchnahme von Dienstleistungen“). Die Vorschrift erlaubt dem Notar, Dienstleistern auch ohne Einwilligung der Beteiligten Zugang zu Tatsachen zu eröffnen, die der Verschwiegenheit nach § 18 unterliegen, soweit dies für die Dienstleistung erforderlich ist; typische Fälle sind die IT-Betreuung oder die Aktenvernichtung. Der Notar muss den Dienstleister sorgfältig auswählen und die Zusammenarbeit unverzüglich beenden, wenn die Einhaltung der Vorgaben nicht gewährleistet ist; auf einen festgestellten Verstoß kommt es dafür nicht an.

Herzstück des § 26a ist der Vertrag: Er bedarf der Textform und muss nach Absatz 3 drei Punkte regeln:

• Verschwiegenheit: Der Dienstleister ist unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit zu verpflichten
• Kenntnis nur soweit nötig: Er darf sich nur insoweit Kenntnis von fremden Geheimnissen verschaffen, als dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist
• Weitere Personen: Es ist festzulegen, ob der Dienstleister weitere Personen heranziehen darf; falls ja, muss er sie in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten

Drei Absätze verdienen einen zweiten Blick. Dient eine Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Amtsgeschäft, darf der Zugang zu fremden Geheimnissen nur mit Einwilligung des Beteiligten eröffnet werden (Absatz 4). Wurde der Dienstleister bereits nach § 1 des Verpflichtungsgesetzes förmlich verpflichtet, gilt Absatz 3 nicht; bei gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichteten Dienstleistern entfallen die inhaltlichen Vorgaben des Absatzes 3 Satz 2 (Absatz 6). Und nach Absatz 7 bleiben die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten unberührt; die Datenschutzpflichten des Notariats laufen parallel weiter.

Wen Sie verpflichten: Auszubildende, Aushilfen, Übernahmen

Der Wortlaut des § 26 BNotO ist bewusst weit gefasst. Verpflichtet werden alle beschäftigten Personen; ihnen stehen die Personen gleich, die „im Rahmen einer berufsvorbereitenden Tätigkeit oder einer sonstigen Hilfstätigkeit“ an der beruflichen Tätigkeit des Notars mitwirken. Damit gehören auch Auszubildende, Praktikantinnen und Aushilfen in den Kreis der zu Verpflichtenden, ebenso Teilzeit- und geringfügig Beschäftigte. Ausgenommen sind nach dem letzten Satz der Vorschrift nur Notarassessoren und Referendare: Für sie gelten die Sätze 1 bis 3 nicht.

Eine Stolperfalle räumt die Dienstordnung für Notarinnen und Notare aus: Nach § 4 DONot hat die Verpflichtung auch dann zu erfolgen, wenn zwischen denselben Personen früher schon ein Beschäftigungsverhältnis bestand oder wenn Beschäftigte einer anderen Notarin oder eines anderen Notars übernommen werden. Die Verpflichtung aus dem alten Haus reicht also nicht; wer erfahrene Kräfte übernimmt oder Quereinsteiger im Notariat einstellt, plant den Termin fest in den ersten Arbeitstag ein.

Verpflichtung versäumt? Nachholen, nicht rückdatieren

Es kommt vor: Beim Sortieren der Generalakten oder vor einer Prüfung fällt auf, dass für eine langjährige Mitarbeiterin keine Niederschrift auffindbar ist. Der richtige Umgang damit ist unaufgeregt und schlicht: die förmliche Verpflichtung jetzt vornehmen, mit dem tatsächlichen, aktuellen Datum in der Niederschrift, und das Dokument wie üblich zu den Generalakten nehmen. Ein Rückdatieren verbietet sich von selbst. Bleiben Fragen zum Einzelfall, ist die eigene Notarkammer die richtige Ansprechpartnerin.

Wo es offizielle Muster gibt

Ein bestimmtes Formular schreibt das Gesetz nicht vor; verlangt ist eine Niederschrift über die mündliche Verpflichtung. Ob das Dokument im Büroalltag Verpflichtungserklärung, Verschwiegenheitserklärung für Mitarbeiter oder schlicht Niederschrift heißt: Gemeint ist dasselbe. Sie müssen es nicht selbst entwerfen. Erste Anlaufstelle für eine aktuelle Vorlage ist Ihre Notarkammer; auch Rechtsanwaltskammern veröffentlichen Muster, etwa die Rechtsanwaltskammer Braunschweig mit einer „Niederschrift über die Verpflichtung einer beim Notar beschäftigten Person“ (siehe Quellen). Für externe Dienstleister gilt das Gegenstück: eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 26a BNotO in Textform, deren Pflichtinhalte oben stehen. Auf ein eigenes Muster verzichten wir bewusst; maßgeblich sind der Gesetzeswortlaut und die Vorlagen der Kammern.

Ein Schritt von mehreren: die Einstellung im Ganzen

Im Gesamtbild ist die Verpflichtung ein Baustein eines guten Starts, der neuen Mitarbeiterinnen vom ersten Tag an signalisiert: Dieses Haus arbeitet sorgfältig, auch mit seinen eigenen Leuten.

Zum vierten Punkt liefert der Notar-Gehaltsreport 2026 die Marktzahlen, zum fünften erklärt unser Leitfaden zum Arbeitszeugnis für Notarfachangestellte die Konventionen der Zeugnissprache. Und wenn die Stelle noch gar nicht besetzt ist: Warum gute Einstellungsprozesse wichtiger geworden sind, zeigt der Blick auf den Fachkräftemangel im Notariat; mit einer Stellenanzeige oder einem Arbeitgeberprofil für Notariate erreichen Sie gezielt Fachkräfte, die das Notariat kennen.

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