Gehaltsgespräch im Notariat führen: Der Arbeitgeber-Leitfaden 2026.

Ein Gehaltsgespräch im Notariat führen Sie am besten mit Marktdaten statt Bauchgefühl: Ohne Tarifvertrag ist jede Erhöhung Verhandlungssache, Orientierung geben die Vergütungsempfehlungen der Notarkammern und aktuelle Benchmarks, vom Einstiegsmedian 2.620 Euro bis 3.400 Euro mit 10 bis 15 Jahren Erfahrung. Dieser Leitfaden zeigt Notarinnen, Notaren und Büroleitungen, wie sie das Gespräch vorbereiten, fair führen und welche Alternativen tragen, wenn das Budget die Erhöhung nicht hergibt. Denn gute Bezahlung ist Fachkräftesicherung: Wer fair zahlt, muss seltener neu besetzen.

Irgendwann kommt dieses Gespräch auf Sie zu: Ihre erfahrenste Mitarbeiterin bittet um einen Termin, und es geht ums Gehalt. Viele Notarinnen und Notare empfinden die Situation als unangenehm, dabei ist sie eine Chance. Wer das Gespräch gut vorbereitet, gewinnt in einer halben Stunde mehr Bindung, als jede Stellenanzeige später zurückholen kann. Denn der Markt für Notarfachangestellte ist eng, und eine eingearbeitete Fachkraft zu halten ist in aller Regel deutlich günstiger, als eine neue zu finden. Dieser Leitfaden zeigt, mit welchen Zahlen Sie arbeiten können, wie das Gespräch fair abläuft und was Sie anbieten, wenn das Budget die gewünschte Gehaltserhöhung gerade nicht trägt.

Ausgangslage: kein Tarifvertrag, jede Erhöhung ist Verhandlungssache

Im Notariat gibt es keinen Tarifvertrag, also auch keine Tabelle, die Ihnen die Entscheidung abnimmt: Jede Erhöhung ist Verhandlungssache zwischen Ihnen und Ihrer Mitarbeiterin. Was nach Freiheit klingt, bedeutet in der Praxis Verantwortung, denn ohne neutralen Anker reden beide Seiten schnell aneinander vorbei. Orientierung geben zwei Quellen: die unverbindlichen Vergütungsempfehlungen der Notarkammern, in Bayern und der Pfalz der Notarkasse, in Sachsen und weiteren Ländern der Ländernotarkasse, sowie aktuelle Marktdaten. Warum das so ist und was die Empfehlungen leisten, erklärt unser Beitrag zum Tarifvertrag für Notarfachangestellte. Rechnen Sie außerdem damit, dass Ihre Mitarbeiterin vorbereitet in den Termin kommt: Wie Beschäftigte solche Gespräche angehen, zeigt unser Ratgeber zur Gehaltsverhandlung im Notariat, den viele vor dem Gespräch lesen. Das ist kein Nachteil, im Gegenteil: Zwei vorbereitete Seiten verhandeln sachlicher als eine.

Was zahlen vergleichbare Notariate? Die Benchmarks 2026

Die Grundlage jedes guten Gehaltsgesprächs ist die Frage, was die Rolle am Markt wert ist, nicht, was die letzte Erhöhung gekostet hat. Für Notarfachangestellte lässt sich das beziffern; entscheidend sind Berufserfahrung, Qualifikation und Region. Grundlage sind kuratierte Marktdaten (Vergütungsempfehlungen der Kammern + veröffentlichte Quellen), laufend ergänzt um anonyme Community-Angaben, Stand 2026. Als Arbeitsgrundlage für das Gespräch:

Lesen Sie diese Zahlen als Korridor, nicht als Punktlandung. Eine Mitarbeiterin, die Vorgänge eigenständig vom Entwurf bis zum Vollzug führt, gehört im Band weiter oben eingeordnet als eine Kollegin mit gleicher Berufserfahrung, aber engerem Aufgabenzuschnitt, und München ist nicht Thüringen. Wo die einzelnen Rollen vom Empfang bis zur Büroleitung liegen, zeigt unsere Übersicht der Gehälter der Mitarbeiter im Notariat; wie die Zahlen einzuordnen sind und was das Team eines Notariats insgesamt verdient, bündelt der Notar-Gehaltsreport 2026. Mit dieser Grundlage führen Sie das Gespräch nicht mehr über Meinungen, sondern über eine gemeinsame Landkarte.

Gehaltsgespräch vorbereiten: drei Fragen vor dem Termin

Ein Gehaltsgespräch vorbereiten heißt für Sie als Arbeitgeber vor allem: die eigene Position klären, bevor die Mitarbeiterin ihre vorträgt. Drei Fragen genügen.

• Marktwert der Rolle: Wo steht die Position nach Erfahrung, Aufgabenzuschnitt und Region im Benchmark-Korridor, und wo liegt das aktuelle Gehalt im Vergleich dazu?
• Eigene Spanne: Welche Zahl wäre fair, welche trägt das Budget dauerhaft? Wer beides vor dem Termin festlegt, verhandelt souverän statt spontan.
• Perspektive: Welche Entwicklung können Sie anbieten, etwa eine Fortbildung oder einen klar umrissenen Verantwortungsbereich? Eine Erhöhung mit Entwicklungspfad wirkt doppelt so lange wie eine Zahl allein.

Der Gesprächsleitfaden in fünf Schritten

1. Termin und Erwartung klären: Setzen Sie einen eigenen Termin an und benennen Sie das Thema, nicht zwischen Tür und Beurkundung; so können sich beide Seiten vorbereiten, und das Gespräch bekommt das Gewicht, das es verdient.
2. Erst zuhören: Die Mitarbeiterin beginnt: Was hat sich verändert, welche Zahl schwebt ihr vor, womit begründet sie sie? Fragen Sie nach, statt sofort zu bewerten; oft steckt hinter dem Gehaltswunsch auch ein Entwicklungswunsch.
3. Am Markt einordnen: Legen Sie Kammer-Empfehlung und Benchmarks offen auf den Tisch und ordnen Sie die Rolle gemeinsam ein; eine geteilte Datengrundlage nimmt dem Gespräch die Schärfe und dem Ergebnis die Willkür.
4. Angebot mit Entwicklungspfad machen: Nennen Sie eine klare Zahl oder einen Stufenplan mit festen Terminen, dazu die Perspektive: Fortbildung, Verantwortung, nächste Überprüfung. Begründen Sie ehrlich, auch wenn das Angebot unter dem Wunsch liegt.
5. Schriftlich fixieren: Bestätigen Sie Ergebnis, Beträge und Zusagen kurz schriftlich, auch einen Stufenplan oder ein Nein mit Wiedervorlage-Termin; das schützt beide Seiten vor Erinnerungslücken und zeigt Verbindlichkeit.

Wenn das Budget die Erhöhung nicht hergibt

Manchmal ist die ehrliche Antwort: Das Budget trägt die gewünschte Erhöhung gerade nicht, etwa weil das Urkundenaufkommen schwankt oder eine zusätzliche Stelle finanziert werden muss. Sagen Sie das offen. Ein begründetes Nein mit Plan beschädigt das Vertrauen weniger als ein ausweichendes Vielleicht, das sich über Monate hinzieht. Und prüfen Sie die Alternativen, die im Notariat oft mehr bewirken als der nächste Hunderter:

• Fortbildung finanzieren: Die zweistufige Fortbildung zum Geprüften Berufsspezialisten und Bachelor Professional im Notariat qualifiziert und bindet zugleich. Über das Aufstiegs-BAföG sind Maßnahmekosten bis 15.000 Euro förderfähig, 50 Prozent gibt es als Zuschuss, der Rest läuft als zinsgünstiges KfW-Darlehen, von dem bei bestandener Prüfung die Hälfte erlassen wird. Wer als Notariat Gebühren oder Lernzeit übernimmt, bietet echten Gegenwert, und die höhere Qualifikation rechtfertigt später die nächste Gehaltsstufe.
• Verantwortung und Titel: Ein klar umrissener Bereich, etwa der Registervollzug oder die Vertretung der Büroleitung, ist eine Anerkennung, die zunächst nichts kostet, aber verpflichtet: Vereinbaren Sie zugleich, wann sich die neue Verantwortung im Gehalt niederschlägt.
• Arbeitszeit und Flexibilität: Verlässliche Anfangszeiten, ein angepasstes Stundenmodell oder einzelne Homeoffice-Tage, wo Verschwiegenheit und Technik es erlauben, sind für viele Beschäftigte bares Geld wert. Welche Modelle im Notariat funktionieren, zeigt unser Beitrag zu Vollzeit und Teilzeit im Notariat.

Rechnen Sie außerdem ehrlich gegen: Eine unbesetzte Stelle ist in aller Regel teurer als eine faire Erhöhung, nur eben verdeckt. Anzeige und Auswahl binden Ihre Zeit, die Stelle bleibt in einem engen Markt oft monatelang offen, die Einarbeitung dauert, und mit der Kollegin geht das Wissen über Akten, Beteiligte und Abläufe, das in keiner Handakte steht.

Gegenangebot: wenn die Kündigung schon im Raum steht

Kommt eine Mitarbeiterin mit einem fremden Angebot oder einer Kündigungsabsicht ins Gespräch, gilt zuerst: Ruhe bewahren und fair bleiben. Ein Gegenangebot ist legitim, wenn die neue Zahl auch ohne die Kündigung vertretbar gewesen wäre, also dem Marktwert der Rolle entspricht und im Gefüge des Teams trägt. Überbieten aus Schreck kauft dagegen selten Loyalität: Es korrigiert den Preis, aber nicht den Grund des Wechselwunsches, und im Team spricht sich herum, wenn Erhöhungen über Kündigungen laufen. Fragen Sie deshalb zuerst nach dem Warum. Geht es ums Geld, um Entwicklung, um Arbeitszeiten? Manches davon können Sie besser lösen als jeder neue Arbeitgeber. Und fällt die Entscheidung trotzdem gegen Ihr Haus, lassen Sie in Würde gehen: Ein fairer Abschied und ein gutes Zeugnis halten die Tür für eine spätere Rückkehr offen.

Gute Bezahlung ist Fachkräftesicherung

Der Markt für Notarfachangestellte bleibt eng, daran wird sich absehbar wenig ändern. Umso mehr lohnt es, das Gehaltsgespräch nicht als lästigen Termin zu begreifen, sondern als Führungsinstrument: einmal im Jahr fest eingeplant, mit belastbaren Zahlen und mit einer Perspektive, die über den nächsten Monatsersten hinausreicht. Notariate, die so führen, verhandeln seltener unter Druck, denn ihre besten Leute haben keinen Grund zu suchen. Und wenn Sie einstellen, weil das Team wächst: Wie Ihr Notariat mit Stellenanzeige und Arbeitgeberprofil die richtigen Bewerberinnen erreicht, zeigen wir auf unserer Seite für Arbeitgeber.

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